弥生マイポータルを使っているひとと、
弥生マイポータルを使っている税理士向けの内容です。
弥生会計を使っていると、
勝手に新しいデータが増えていきます。
新しいデータと古いデータを取り違えないために
データの名前を変えると良いですよ、という話です。
弥生会計のデータが増殖する理由
弥生会計や、やよいの青色申告を使っていると、
勝手にデータが増えていきます。
こんな感じです。
同じ会社のデータが、いつの間にどんどん増えます。
名前も和暦と西暦がごちゃごちゃで、
普通のひとの感覚からしたら意味がわかりません。
データが増える理由は、
・年度更新すると新しい年度のデータが作られる
・弥生のソフトが更新されると新しいソフト用のデータが作られる
からだと思います。
でも、そんなことは使う私たちにとってはどうでも良いですよね。
問題は、
似たような名前だったり、
同じ年度のデータが複数存在するので、
使う人が間違えて旧データを開いて、
更新してしまいやすいことです。
原始的な解決方法：名前を変える
対策としては、原始的ですが、
データの名前を変えてしまうのがおすすめです。
たとえば、こんな感じです。
過去のデータの名前の先頭に【過去データ】と書いてしまいます。
これでぜったいに間違えません。
☆マークを付けて区別するなど、
名前の付け方は自由です。
名前をすべて書き換えてしまう方法もありますが、
デフォルトの名前にも意味があるので、わたしは残しています。
データの名前の書き換えは、
マイポータルからではなく、
弥生ドライブで行います。
弥生ドライブを開き（マイポータルのホームの右上からも開けます）、
名前を変えたいデータをクリックで指定して、
弥生ドライブのメニューの「名前の変更」を押せば変えられます。
原始的な方法以外はいまいち
弥生が本来想定してる方法を知りたくて問い合わせたところ、
・弥生ドライブに「旧データ」のフォルダを作ってそこにデータを入れる
・「旧データ」フォルダは共有フォルダにしない
という回答でした。
共有フォルダにしないということは、
税理士などとデータを共有しない場合はいいですが、
共有する場合には、税理士か顧問先のどちらかだけが
データを持つことになります。
（おそらく「税理士が管理しろ」という想定なのでしょう）
それでは顧問先が自分の過去データを見られないし、
税理士だけが管理するのも、
顧問先だけが管理するのもわたしは嫌なので、
共有フォルダの中に「旧データ」フォルダを作ってみました。
しかし、これを書いている時点では、
弥生マイポータルの一覧は、
入っているフォルダに関わらず、
直接データのみを表示する仕様になっており、
（フォルダ名はデータの下に小さい字で表示されるだけ）
取り違えを防ぐという観点では、意味がありませんでした。
もとい、税理士がいてもいなくても、
どんどんデータが増えるのは不親切です。
こういうところをちゃんと改善してくれると、
お客さんの立場に立ってくれているなあ、
とわたしは感じるのですが、どうでしょう。
あとがき
ガイアの夜明けでヘラルボニーが取り上げられていました。
障害のあるひとのアート作品を商品化し、
さまざまなひとと社会をつなげ、
当事者のQOLの向上と福祉の可能性をひろげている団体。
すぐに思い出したのは、地元の静岡にある、
宮城まり子さんのねむの木美術館。
森の中の静謐な建物で、
養護施設ねむの木学園の子どもたちなどの作品を展示してます。
作り手の想いが形になった本当に素敵な場所です。
グッズも作っていて、今でもうちにお皿があります。
ミスタードーナツに飾られている絵と言われたら、
「ああ！」となるひとも多いと思います。
ねむの木学園で魅力を知り、
いわゆる「アール・ブリュット」と呼ばれるような展示会は足を運び、
いいなあと感じることが多かったです。
ヘラルボニーはプロデュース能力で、
その魅力をさらに遠く、高くひろげてくれています。
応援しながら見守っていきたいと思います。
