帳簿上の現金残高が過大な会社の謎

こわい話ですが、

手元の現金はほとんどないのに、

帳簿の現金残高が、数百万、数千万円という会社を

たまに見かけます。

なぜでしょうか。

どうすればよいでしょうか。

帳簿上の現金残高が過大な会社とは

外部の団体で税務相談をしていると、

存在しない多額の現金が決算書に

載っている会社をたまに見かけます。

現金が数百、数千万円載っています、

金庫に札束が入っているところを想像してしまいます。

実際にそういう会社もあるかもしれませんが、

赤字だったり、借入金が多い会社だと、

そんなに多額の現金を手元に置いておく余裕があるとは思えません。

この現金残高はどこにあるのか聞くと、

「そんなお金はない。なぜそうなったのかわからない。」

という返事が多いです。

現金残高が異常にふくらむ代表的な原因

現金残高が合わない原因は、

個別に様々なので断定はできません。

ですが、帳簿の現金が理由がわからず

恒常的に膨らんでいる会社で

よく見かける原因があります。

前提として、現金出納帳を付けて日々の実査をしていません。

日々残高を確認していたらズレませんし、

ズレても原因を突き止められます。

確認していないから、異常な金額になるまで気づかないわけです。

①会社のお金を社長がプライベートで使っている

②会社のお金で経費を払っているが、領収書をもらっていない

(もしくは領収書を無くして精算していない)

このふたつが良くある理由です。

どうしてお金を使ったのに、現金残高が増えるのか

なぜ領収書をもらわなかったり、プライベートで使うと

帳簿の現金が増えるのでしょうか。

簿記を知らないひと向けに説明します。

最初に、会社の金庫に現金が100万円あったとします。

帳簿の現金も100万円で一致しています。

①社長が、プライベートで飲んだり食べたりするお金を、

 会社の金庫から5万円ずつ、10回取りました。

金庫の現金が50万円減って、50万円になりました。

②パソコンが壊れて、金庫のお金で20万円のパソコンを買いました、

 会社の車が故障して、金庫のお金で30万円の修理代を払いました。

 どちらも領収書を無くして精算していません。

金庫の現金がもう50万円減って、0円になりました。

③金庫のお金がないので、会社の預金から100万円おろしました。

金庫の現金は100万円になりました。

この時、帳簿の現金残高は、200万円になっています。

①②で、会社の金庫の現金は100万円減りました。

でも、なにも記録をしていないので、

帳簿の現金は100万円のままです。

③会社の預金をおろした時は、通帳に事実が残ります。

そのため、帳簿でも現金が100万円増えたと記録します。

結果、帳簿の現金は、

最初の100万円+おろした100万円=200万円となります。

帳簿の現金残高が異常に大きい場合にどうするか

こういうことを数年続けると、帳簿上の現金は

あっという間にとんでもない金額になってしまいます。

もちろん、本来はあってはならないことです。

でも、なってしまったらどうするのでしょうか?

領収書を無くして時間が経つと、なにに使ったかわからない

使途不明金になります。

使途不明金をどうするのかは、

個別の状況によるのでなんとも言えません。

社長がプライベートに使ったお金は、

社長が会社から借りたお金、つまり社長貸付金です。

帳簿の現金残高を合わせるために、

差額は社長への貸付金だったと考えるわけです。

その場合、社長は会社に利息を払わなければなりません。

会社が役員や従業員にお金を貸した場合には、

利息を取ることが決められているからです。

もし、利息も払わず、貸付金も放ったらかしならば、

それは会社が社長にあげたお金=役員賞与とみなされます。

そうなったら、大きなリスクがあります。

役員賞与は法人の経費になりませんが、

源泉徴収の未徴収分を納めなければならず、

社長は賞与にかかる税金などが追徴されます。

社長貸付金になっても、

社長が返すお金を持っていない場合は、

会社にお金を返すために、

社長の役員報酬を増額する必要が出てきます。

役員報酬を増額するお金が会社になければ、

会社はお金を借りなければいけませんが、

社長貸付金が多い会社に銀行はお金を貸したがりません。

役員報酬を増額できても、そのぶん社長の税金も高くなります。

社長貸付金を返すのも大変なのです。

個人事業では、事業の現金も「私」の現金です。

事業のお金を使っても、生活費を使っただけです。

でも、法人の現金は社長の現金ではありません。

個人事業の感覚でテキトーな現金管理をしていると、

大変なことになるかも…というこわい話でした。

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